1. Évaluation préliminaire
Une évaluation préliminaire à savoir si l’offre répond aux critères d’intérêt reliés au statut de la collection est faite par le personnel de la SML sur réception du formulaire de proposition de don. Si l’offre est retenue, un dossier d’acquisition est élaboré afin de présenter l’offre au comité d’acquisition. Le cas échéant, l’offre est refusée.
2. Comité d’acquisition
Lorsque l’objet est d’intérêt pour les collections de la SML, l’offre est présentée au comité d’acquisition. Ce dernier évaluera chaque dossier afin de juger de la pertinence et de l’importance de l’objet pour la collection en regard des critères d’admissibilité. Le comité se rencontre deux (2) fois par an, au printemps et à l’automne, selon le nombre de propositions de dons.
3. Évaluation des objets par un expert indépendant, si applicable
Dans le cas où un donateur demande un reçu officiel pour fin d’impôt, une évaluation de l’objet devra être faite par un évaluateur externe si la valeur marchande de l’objet est supérieure à trois mille dollars (3 000 $) et par deux évaluateurs externes si la valeur marchande est supérieure à cinquante mille dollars (50 000 $). L’évaluation est faite aux frais du donateur et le choix des évaluateurs est fait d’un commun accord entre la SML et le donateur.
4. Résolution du conseil d’administration
Le comité d’acquisition soumet ses recommandations au conseil d’administration qui doit approuver par résolution l’entrée officielle de tout objet au sein des collections ou, le cas échéant, confirmer le refus du don.
5. Convention de don
Si le conseil d’administration accepte le don, une entente entre le donateur et la SML est signée et un reçu à des fins fiscales est émis après la prise de possession de l’objet.